¾ÅÉ«

Click here to read this article in English

Tras el bombazo en inicial de la figura del Compliance, el reto est¨¢ ahora en asegurar que aquellos planes implantados sirvan realmente para exonerar a la empresa de una posible responsabilidad penal, as¨ª como para detectar y mitigar otro tipo de riesgos de manera eficaz, como aquellos derivados del incumplimiento de la regulaci¨®n de defensa de la competencia.

No es dif¨ªcil imaginar que muchos de estos primeros programas de Compliance se hayan implementado bajo par¨¢metros principalmente est¨¦ticos y la duda reside en si estos ser¨¢n suficiente para evitar la imputaci¨®n penal y limitar otro tipo de sanciones. Tras las prisas iniciales por cubrir las bases y no quedarse el ¨²ltimo, la batalla la ganar¨¢n solo aquellas empresas que realmente inviertan en un programa eficaz y adaptado.

Prevenir es siempre mejor que curar, y una de las mejores f¨®rmulas para una posible exoneraci¨®n es adelantarse al problema en forma de una investigaci¨®n interna que permita a la empresa realmente entender que posibles riesgos se est¨¢n cocinando en su organizaci¨®n. Este tipo de auditor¨ªas regulares a?aden un gran valor y llevarla a cabo no est¨¢ solo al alcance de las grandes empresas con ilimitados recursos, como se suele pensar.

A continuaci¨®n pasamos a ilustrar los principales miedos existentes y como cada vez m¨¢s empresas en Iberia est¨¢n empezando a dejarlos atr¨¢s:

• ?Por d¨®nde empiezo a investigar? Dado el amplio espectro de riesgos, saber d¨®nde buscar puede ser la labor m¨¢s compleja de este tipo de investigaciones. Competencia, corrupci¨®n, chantaje y acoso pueden darse de manera transversal en la organizaci¨®n, pero la realidad es que dependiendo de la industria o departamento en cuesti¨®n, es relativamente sencillo dise?ar unas b¨²squedas concretas que son un estupendo punto de partida. Tras una conversaci¨®n con vuestros equipos de IT, nuestros expertos os pueden guiar sobre donde (y donde no) buscar dentro de servidores, backups, ordenadores, tel¨¦fonos, etc.
• Como identificar los riesgos, cuando no sabemos que buscar exactamente :
  La tecnolog¨ªa permite poner en la balanza el tiempo y coste asociado a mirar todos los emails enviados o recibidos por una organizaci¨®n vs simplemente los que a priori puedan parecer m¨¢s relevantes. Para decidir el tipo de investigaci¨®n la tecnolog¨ªa permite:
  1. Generar informes de datos que muestren tipos de archivos intercambiados, frecuencia de emails, idiomas, sentimientos negativos, posible borrado de emails etc.   
  2. Los ¡°Search Terms ¨C key words¡± pueden ayudar a limitar la cantidad de data a revisar. Vuestros equipos de Compliance nos dicen que est¨¢n buscando y nuestros analistas los traducen en la correcta sintaxis para que nuestra tecnolog¨ªa realice las b¨²squedas apropiadas sin perder data relevante
  3. Organizaci¨®n de emails relacionados, para que en lugar de mirar los 11 emails de una misma cadena por separado pod¨¢is ver el ¨²ltimo email que contiene los 10 anteriores y los archivos intercambiados
  4. Ver de inmediato quien ha estado enviando / recibiendo correos electr¨®nicos y con quien, en un diagrama muy intuitivo. Cuanto m¨¢s gruesa es la linea, m¨¢s emails se han intercambiado y haciendo clic se pueden ver los correos electr¨®nicos de las personas involucradas
  5. Inteligencia Artificial: el n¨²mero de emails relevantes suele ser limitado. Una vez hayamos identificado los emails que podr¨ªan contener riesgos, la tecnolog¨ªa permite hacer un nuevo rastreo para priorizar los emails similares a estos de manera que llegu¨¦is a todos los documento comprometidos lo antes posible

• Muy interesante, pero costoso Los equipos de Compliance generalmente tienen un presupuesto ajustado. Gracias a la tecnolog¨ªa ya no se necesita un gran n¨²mero de abogados revisando la documentaci¨®n de manera manual, lo que en muchos casos disparaba la factura de este tipo de proyectos. Los propios abogados a menudo est¨¢n sujetos a tarifas fijas por lo que est¨¢n cada vez m¨¢s abiertos a utilizar la tecnolog¨ªa en su beneficio. la brevedad de estas auditor¨ªas nos permite ofrecer una tarifa fija que brinde a los equipos la certeza que necesiten y los ayude a poder realizar este tipo de investigaciones que tanto valor a?aden a sus organizaciones dentro de su presupuesto asignado.
• Dif¨ªcil de llevar a cabo Al contrario de lo que se piensa, la copia de documentos puede realizarse de una manera muy poco invasiva, sin que el empleado vea afectada su jornada laboral en absoluto. La discreci¨®n y agilidad es clave en este tipo de ejercicios y gracias una vez m¨¢s al avance de tecnolog¨ªas se pueden realizar estas extracciones de forma muy poco intrusiva.

En ¾ÅÉ« nuestra visi¨®n es que todas las empresas en Iberia puedan realizar este tipo de investigaciones como parte de sus protocolos est¨¢ndar de Compliance y para ello nuestro compromiso esta tanto con los departamentos jur¨ªdicos como sus firmas externas, para guiarles cada paso del camino y poner nuestras diferentes tecnolog¨ªas y servicios de consultor¨ªa a su entera disposici¨®n.